คู่มือการใช้งาน SFB ระบบเอกสาร

บริษัท ศรีราชา ไฟร์ บริค จำกัด — งานขาย ซื้อ ผลิต คลัง และรายงานภาษี

เวอร์ชันโปรแกรม 0.4 · ภาพประกอบในคู่มือใช้ข้อมูลตัวอย่าง (ชื่อลูกค้า/ผู้ขาย/ตัวเลข ไม่ใช่ข้อมูลจริง)

1. ระบบนี้ทำอะไร

SFB ระบบเอกสาร ใช้ ออกเอกสารซื้อ-ขาย, คุมสต็อกและต้นทุนการผลิต, ติดตามลูกหนี้-เจ้าหนี้ และ ทำรายงานภาษีส่งสำนักงานบัญชี

เส้นทางเอกสาร

งานขาย

งานซื้อ

งานผลิต / คลัง

กรอบเส้นประ = ขั้นตอนที่ข้ามได้ (เช่น ขายด่วนออกใบกำกับภาษีจากใบเสนอราคาเลย)

2. เริ่มต้นใช้งาน

2.1 เข้าสู่ระบบและเมนู

1. เปิดเว็บเบราว์เซอร์ (Chrome / Edge) ไปที่ที่อยู่ที่ผู้ดูแลแจ้ง (เช่น http://localhost:3100 หรือ https://docs.ชื่อบริษัท.com)
2. ใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน → เข้าสู่ระบบ
3. ระบบจะจำการเข้าสู่ระบบไว้ 12 ชั่วโมง หลังจากนั้นต้องเข้าใหม่

เมนูมุมขวาบน: ชื่อผู้ใช้ (และสิทธิ์) · คู่มือ (หน้านี้) · ออกจากระบบ — ใช้เครื่องร่วมกับคนอื่นให้ออกจากระบบทุกครั้ง

2.2 สิทธิ์ผู้ใช้

เมนูและปุ่มที่เห็นจะแตกต่างตามสิทธิ์ — ถ้าไม่เห็นเมนูที่ต้องใช้ ให้แจ้งผู้ดูแลระบบ

2.3 กติกาสำคัญของเอกสาร (อ่านก่อนใช้งาน)

• เลขที่เอกสาร เช่น IV2610-0001 = ประเภท (IV) + ปี/เดือน (26/10) + ลำดับ — เรียงต่อเนื่อง ไม่ข้าม ไม่ซ้ำ ขึ้นลำดับใหม่ทุกเดือน
• ห้ามออกเอกสารย้อนวันที่ กว่าใบที่ออกไปแล้วในเดือนเดียวกัน (เลขที่กับวันที่ต้องเรียงกัน — กรมสรรพากรตรวจข้อนี้)
• ราคาทุกช่องเป็นราคาไม่รวม VAT ระบบคำนวณ VAT ให้ที่ท้ายเอกสาร
• ใบกำกับภาษีที่ออกแล้วต้องแก้ด้วยใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้ ไม่ใช่ยกเลิกแล้วออกใหม่ (ยกเลิกเฉพาะกรณีออกผิดและยังไม่ได้ส่งลูกค้า)

3. ตั้งค่าครั้งแรก (ผู้ดูแลระบบ)

1. ข้อมูลบริษัท — ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สาขา ให้ ตรงกับ ภ.พ.20 (พิมพ์บนหัวเอกสารทุกใบ)
2. อัตรา VAT — ค่าเริ่มต้น 7% (ถ้ารัฐบาลเปลี่ยนอัตรา แก้ที่นี่ที่เดียว)
3. บัญชีธนาคารรับโอน — พิมพ์บนใบวางบิล บรรทัดละ 1 บัญชี
4. หมวดค่าใช้จ่าย — ใช้จัดกลุ่มค่าใช้จ่าย บรรทัดละ 1 หมวด (แก้/เพิ่มได้)
5. ผู้ใช้งาน — กรอกชื่อผู้ใช้ ชื่อที่แสดง รหัสผ่าน (อย่างน้อย 8 ตัว) เลือกสิทธิ์ → + เพิ่มผู้ใช้ · เปลี่ยนสิทธิ์จากช่องเลือกในตาราง · ตั้งรหัสใหม่ เมื่อพนักงานลืมรหัส · ปิดบัญชี เมื่อพนักงานลาออก (ประวัติยังอยู่)
6. คลังสินค้า (เมนู ผลิต/คลัง → คลังสินค้า) — เพิ่มคลังถ้ามีมากกว่า 1 แห่ง
7. นำเข้าข้อมูล ลูกค้า สินค้า ยอดยกมา จาก Excel (หัวข้อ 10) หรือคีย์ทีละรายการ
8. ยอดสต็อกยกมา — ออก "ปรับปรุงสต็อก/ยอดยกมา" ใส่จำนวนคงเหลือและต้นทุนต่อหน่วย ณ วันเริ่มใช้ (หัวข้อ 7.3)

4. ข้อมูลหลัก

4.1 ลูกค้า / ผู้ขาย

ปุ่มในตาราง: แก้ไข (โหลดข้อมูลขึ้นฟอร์ม แล้วกดบันทึก) · ราคาพิเศษ · ซ่อน (ไม่ลบ — เอกสารเก่ายังอ้างอิงได้)

4.2 ราคาพิเศษรายลูกค้า

• เมื่อเลือกสินค้าในเอกสารขายของลูกค้ารายนี้ ระบบใช้ ราคาพิเศษ แทนราคามาตรฐาน (มีข้อความแจ้งมุมล่าง)
• สินค้าที่มีราคาพิเศษ ระบบ จะไม่ใส่ DC ซ้ำ (ถือว่าราคาพิเศษคือราคาสุทธิที่ตกลงแล้ว) — ถ้าต้องการลดเพิ่ม พิมพ์ในช่องส่วนลดเอง

4.3 สินค้า / วัตถุดิบ / สูตรผลิต

บัตรสต็อก แสดงทุกการเคลื่อนไหว: วันที่ เอกสาร คลัง เข้า/ออก ต้นทุน คงเหลือในคลังนั้น และคงเหลือรวม — คลิกแถวเพื่อเปิดเอกสาร

4.4 คลังสินค้า

• จำนวนคงเหลือแยกตามคลัง แต่ ต้นทุนเฉลี่ยคิดรวมทั้งบริษัท
• เอกสารที่เกี่ยวกับสต็อกมีช่องเลือกคลัง (ส่งจากคลัง / รับเข้าคลัง / คลังผลิต)
• ปิดคลังได้เมื่อไม่มีของเหลือในคลังนั้นแล้ว (โอนออกให้หมดก่อน) · คลังหลักปิดไม่ได้

5. งานขาย

5.1 ใบเสนอราคา

1. เมนู ขาย → ใบเสนอราคา → + สร้างใหม่ (หรือปุ่มลัดที่หน้าภาพรวม)
2. เลือก ลูกค้า — ถ้าลูกค้ามี DC ระบบใส่ส่วนลดให้ทุกบรรทัด
3. แต่ละบรรทัด: เลือก สินค้า → ระบบเติมรายละเอียด หน่วย ราคา (ราคาพิเศษถ้ามี) → ใส่ จำนวน
4. ส่วนลด พิมพ์ได้ 3 แบบ: 10% · 10+5% (ขั้นบันได) · 500 (บาท)
5. กด ประวัติราคา ใต้บรรทัด เพื่อดูราคาที่เคยขายลูกค้ารายนี้ 10 ครั้งล่าสุด (รูป 5-2)
6. ส่วนลดท้ายบิล (บาท) และอัตรา VAT แก้ได้ที่กล่องยอดรวม
7. บันทึกร่าง ระหว่างทำ → ตรวจแล้ว ออกเอกสาร → พิมพ์ / PDF ส่งลูกค้า

เมื่อลูกค้าตกลง: กด สร้าง ใบสั่งขาย (ถ้าทยอยส่งหลายครั้ง) หรือ สร้าง ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี (ถ้าส่งครั้งเดียว)

5.2 ใบสั่งขาย (ติดตามการส่งของบางส่วน)

• ใช้กับออเดอร์ใหญ่ที่ ทยอยส่งหลายเที่ยวรถ — กรอก "เลขที่ PO ลูกค้า" และ "กำหนดส่ง"
• ทุกครั้งที่ส่งของ: เปิดใบสั่งขาย → สร้าง ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี → ระบบใส่ เฉพาะยอดคงค้าง → แก้จำนวนเป็นยอดที่ส่งเที่ยวนี้ → ออกเอกสาร
• ระบบ ไม่ยอมให้ส่งเกินยอดคงค้าง · เมื่อส่งครบ รายการหายจากรายงาน "ค้างส่ง"
• ในรายการใบสั่งขาย คอลัมน์ "สถานะส่ง" แสดง ✔ ครบ หรือ ค้าง (จำนวน)

5.3 ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี

• สร้างจากใบเสนอราคา/ใบสั่งขาย หรือสร้างใหม่ได้เลย
• ส่งจากคลัง — เลือกคลังที่ของออกจริง (สต็อกคลังนั้นต้องพอ)
• ครบกำหนดชำระ — ระบบเติมจากเครดิตลูกค้า แก้ได้
• ออกเอกสาร = ตัดสต็อก + เป็นลูกหนี้ + เข้ารายงานภาษีขาย
• วงเงินเครดิต: ถ้ายอดค้างเดิม + ใบนี้ เกินวงเงิน ระบบหยุด — ผู้จัดการกดยืนยันอนุมัติได้ (ระบบบันทึกชื่อผู้อนุมัติ) ฝ่ายขายต้องให้ผู้จัดการทำ
• ขายเงินสด/รับเงินทันที: กด รับเงินทันที (หัวข้อ 5.7)

5.4 ใบลดหนี้ (ลูกค้าคืนของ / ลดราคาหลังออกใบกำกับ)

1. เปิด ใบกำกับภาษีเดิม → สร้าง ใบลดหนี้ (สร้างจากเมนูโดยตรงไม่ได้ — ต้องอ้างใบกำกับเดิมเสมอ)
2. ระบบคัดลอกรายการมา → แก้จำนวน/ราคาให้เหลือเฉพาะส่วนที่ลด เช่น คืน 20 ก้อน → จำนวน 20
3. ช่อง "รับคืนเข้าสต็อก": ติ๊ก = ของกลับเข้าคลัง (คืนของ) · ไม่ติ๊ก = ลดราคาอย่างเดียว (ของไม่กลับ)
4. กรอก เหตุผล (บังคับ — พิมพ์บนเอกสาร) เช่น "อิฐแตกระหว่างขนส่ง ลูกค้าส่งคืน 20 ก้อน"
5. ออกเอกสาร → ยอดค้างของใบกำกับเดิมลดลง และเข้ารายงานภาษีขายเป็น ยอดติดลบ

5.5 ใบเพิ่มหนี้ (เรียกเก็บเพิ่มหลังออกใบกำกับ)

เปิดใบกำกับภาษีเดิม → สร้าง ใบเพิ่มหนี้ → พิมพ์รายการที่เก็บเพิ่ม + ราคา + เหตุผล → ออกเอกสาร · ใบเพิ่มหนี้เป็น ลูกหนี้แยกอีก 1 ใบ (วางบิล/รับเงินได้เหมือนใบกำกับ) (มาตรา 86/9)

5.6 ใบวางบิล

1. เมนู ขาย → ใบวางบิล → + สร้างใหม่ → เลือกลูกค้า
2. ระบบแสดง เอกสารค้างชำระทั้งหมด ของลูกค้า → ติ๊กเลือกใบที่จะวางบิล
3. ใส่ วันนัดชำระ → ออกเอกสาร → พิมพ์ (มีบัญชีธนาคารรับโอนจากหน้าตั้งค่า)

5.7 ใบเสร็จรับเงิน (รับหลายใบ / บางส่วน / ถูกหัก ณ ที่จ่าย)

1. เมนู ขาย → ใบเสร็จรับเงิน → + สร้างใหม่ → เลือกลูกค้า (หรือกด "รับเงิน" ในรายงานลูกหนี้)
2. วิธีชำระ: เงินสด / โอนเงิน / เช็ค (เช็คต้องกรอกเลขที่เช็คและวันที่หน้าเช็ค) + ธนาคาร
3. ติ๊กเอกสารที่ลูกค้าจ่าย → ยอดชำระครั้งนี้ ตั้งต้นเท่ายอดค้าง — แก้ให้น้อยลงได้ ถ้ารับบางส่วน (ส่วนที่เหลือยังค้างต่อ)
4. ถ้าลูกค้า หักภาษี ณ ที่จ่าย (เช่น ค่าขนส่ง/ค่าบริการ): เลือกประเภท → ระบบใส่อัตรา % และ ฐานภาษี (มูลค่าก่อน VAT) → คำนวณภาษีหัก
5. ตรวจกล่องยอดรวม: ยอดตัดชำระ − ภาษีหัก = เงินที่ได้รับจริง (ต้องตรงกับเงินเข้าบัญชี) → ออกเอกสาร

รับเงินทันที (ขายเงินสด): ที่ใบกำกับภาษีที่ออกแล้ว กด รับเงินทันที → เลือกวิธีชำระ (และภาษีหัก ถ้ามี) → ระบบออกใบเสร็จเต็มจำนวนให้ในขั้นเดียว

5.8 ติดตามเช็ครับ

• ใบเสร็จที่รับเป็นเช็คจะอยู่ในสถานะ รอเคลียร์ และขึ้นที่หน้าภาพรวม/รายงาน "เช็ครับ" เมื่อใกล้ถึงวันที่หน้าเช็ค
• เงินเข้าบัญชีแล้ว → เปิดใบเสร็จ → เช็คผ่านแล้ว
• เช็คคืน/เด้ง → ผู้จัดการกด เช็คคืน / ยกเลิก ใส่เหตุผล → ยอดลูกหนี้กลับมาค้างเหมือนเดิม

6. งานซื้อ / จ่ายเงิน

6.1 ใบสั่งซื้อ

เมนู ซื้อ/จ่าย → ใบสั่งซื้อ → เลือกผู้ขาย เลือกวัตถุดิบ ใส่จำนวนและราคา (ระบบเติมต้นทุนล่าสุดให้) กำหนดส่ง → ออกเอกสาร → พิมพ์ส่งผู้ขาย · ของมาครบหรือไม่ครบก็ตาม ให้ สร้าง ใบรับสินค้า จากใบสั่งซื้อ

6.2 ใบรับสินค้า / บันทึกซื้อ

• สร้างจากใบสั่งซื้อ (ระบบใส่ยอดค้างรับ แก้เป็นยอดที่ได้รับจริง) หรือสร้างใหม่
• เลขที่ใบกำกับภาษีผู้ขาย — บังคับเมื่อมี VAT (ใช้ในรายงานภาษีซื้อ) · เลือก คลังที่รับเข้า · ครบกำหนดจ่าย
• ออกเอกสาร = สต็อกเพิ่ม + ปรับต้นทุนเฉลี่ย + เป็นเจ้าหนี้ + เข้ารายงานภาษีซื้อ
• ราคาในใบรับสินค้าคือ ต้นทุนจริงไม่รวม VAT — ตรวจให้ตรงใบกำกับผู้ขาย

6.3 บันทึกค่าใช้จ่าย

• สำหรับค่าใช้จ่ายที่ ไม่ใช่สต็อก: ค่าไฟ ค่าแก๊สเตาเผา ค่าน้ำมัน ค่าซ่อม ค่าขนส่ง ค่าบัญชี ฯลฯ
• ผู้ขายมีใบกำกับภาษี → ใส่ VAT 7% และเลขที่ใบกำกับ (เข้ารายงานภาษีซื้อ — ได้ขอคืน VAT) · ไม่มีใบกำกับ → แก้ VAT เป็น 0
• จ่ายแล้ว → กด จ่ายเงินทันที (รูป 6-4) · ยังไม่จ่าย → อยู่ในเจ้าหนี้ค้างจ่าย

6.4 ใบสำคัญจ่าย + หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)

1. เมนู ซื้อ/จ่าย → ใบสำคัญจ่าย → + สร้างใหม่ → เลือกผู้ขาย (หรือ "จ่ายเงิน" ในรายงานเจ้าหนี้)
2. ติ๊กใบรับสินค้า/ค่าใช้จ่ายที่จะจ่าย → แก้ยอดถ้าจ่ายบางส่วน
3. ถ้าต้อง หักภาษี ณ ที่จ่าย เลือกประเภท: ค่าขนส่ง 1% · ค่าบริการ/ค่าจ้างทำของ 3% · ค่าวิชาชีพ 3% · ค่าโฆษณา 2% · ค่าเช่า 5% (ฐาน = มูลค่าก่อน VAT)
4. ยอด "เงินที่จ่ายจริง" = ยอดชำระ − ภาษีที่หัก → ออกเอกสาร
5. กด พิมพ์หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) → ให้ผู้ขาย 2 ฉบับ

7. งานผลิต / คลัง

7.1 ใบสั่งผลิต (รวมของเสีย)

1. สินค้าต้องมี สูตรการผลิต (BOM) ก่อน (หัวข้อ 4.3)
2. เมนู ผลิต/คลัง → ใบสั่งผลิต → เลือกคลังผลิต → เลือกสินค้า
3. ผลิตได้ (ของดี) = จำนวนที่เข้าคลังพร้อมขาย · ของเสีย = แตก/เผาไม่ผ่าน
4. ค่าแรง/โสหุ้ย ต่อชิ้น — ค่าแรง ค่าแก๊ส ค่าไฟ ที่ปันส่วนต่อชิ้นที่ผลิต (ถ้าไม่ทราบใส่ 0 ก่อน)
5. ออกเอกสาร → ระบบ ตัดวัตถุดิบ = สูตร × (ของดี + ของเสีย) และ รับของดีเข้าคลัง

7.2 โอนย้ายระหว่างคลัง

เลือก จากคลัง และ ไปคลัง → เลือกสินค้าและจำนวน → ออกเอกสาร → พิมพ์ให้คนขับ/ผู้รับของเซ็น · ต้นทุนไม่เปลี่ยน เปลี่ยนเฉพาะที่อยู่ของสินค้า

7.3 ปรับปรุงสต็อก / ยอดยกมา

• ยอดยกมา (วันเริ่มใช้ระบบ): ใส่จำนวนคงเหลือ (ค่าบวก) และ ต้นทุนต่อหน่วย ของแต่ละสินค้า แยกตามคลัง
• ตรวจนับแล้วไม่ตรง: ของขาด → จำนวนติดลบ (เช่น -15) · ของเกิน → จำนวนบวก + ต้นทุน · ใส่เหตุผลในช่องอ้างอิง
• การปรับปรุงสต็อกควรให้ผู้จัดการตรวจก่อนออกเอกสาร (มีผลต่อมูลค่าสต็อกและต้นทุน)

8. เครื่องมือในทุกเอกสาร

9. รายงาน

ไฟล์ CSV เปิดด้วย Excel ได้ทันที (ภาษาไทยไม่เพี้ยน)

10. นำเข้าข้อมูลจาก Excel (ผู้จัดการ/ผู้ดูแล)

1. กด ดาวน์โหลดแม่แบบ ของข้อมูลที่ต้องการ (ลูกค้า/ผู้ขาย · สินค้า · ยอดยกมา)
2. เปิดด้วย Excel กรอกข้อมูลตามหัวคอลัมน์ (แถวตัวอย่างลบทิ้งหรือแก้ทับได้) — ห้ามแก้ชื่อหัวคอลัมน์
3. บันทึกเป็น CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv) — เมนู File → Save As → เลือกชนิดไฟล์นี้
4. เลือกไฟล์ CSV → ระบบ ตรวจสอบก่อน แสดงจำนวนใหม่/อัปเดต และแถวที่ผิด
5. ไม่มีแถวผิด → ยืนยันนำเข้า

• มีแถวผิดแม้แถวเดียว ระบบไม่บันทึกอะไรเลย — แก้ไฟล์ตามข้อความ (บอกเลขแถว) แล้วนำเข้าใหม่
• รหัสซ้ำกับของเดิม = อัปเดตข้อมูลเดิม (ลูกค้าเทียบจาก "รหัส", สินค้าเทียบจาก "รหัส")
• ยอดยกมา จะสร้าง "ใบปรับปรุงสต็อก" เป็นฉบับร่างแยกตามคลัง → เปิดตรวจแล้วกดออกเอกสารเอง

11. งานประจำวัน / สัปดาห์ / สิ้นเดือน

12. ข้อความแจ้งเตือนและวิธีแก้

13. สำรองข้อมูล

• ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในไฟล์ data\sfb.db (และไฟล์แนบใน data\files)
• แบบเครื่องเดียว: ดับเบิลคลิก BACKUP-SFB.bat หรือตั้ง AUTOSTART-ON.bat ให้สำรองทุกวัน 12:30 และ 18:00 · ตั้ง BACKUP_COPY_TO ใน config.bat ให้ส่งสำเนาไป Google Drive (ดูไฟล์ 00-README.txt)
• แบบออนไลน์: ระบบสำรองทุกคืน 02:00 และส่งออกนอกเครื่อง (ดู DEPLOY.md)
• ทดสอบกู้คืนอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง — สำรองที่กู้คืนไม่ได้ = ไม่มีสำรอง

หากพบปัญหาหรือข้อสงสัยที่ไม่มีในคู่มือ ติดต่อผู้ดูแลระบบ · ข้อกฎหมายภาษีในคู่มือเป็นข้อมูลทั่วไป ให้ยึดคำแนะนำของสำนักงานบัญชีเป็นหลัก